d.velop AG

Dokumentenmanagement mit System! 

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit dem DMS von d.velop!

• Umweltschonend
• Rechtssicher
• Sofort verfügbar

Schluss mit händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern! Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen oder der Organisation ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.

Alle für den Anwender relevanten Informationen finden sich im DMS und können dort bearbeitet werden – ganz gleich ob Rechnung, Angebot, Lieferschein oder E-Mail. Durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen wie beispielsweise SAP, Microsoft 365 oder Salesforce schaffen Sie eine zentrale Drehscheibe für alle Informationen in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation: d.velop documents.

• Schneller Zugriff auf alle Informationen
• Compliance-Anforderungen erfüllen durch revisionssichere Archivierung
• Drittsysteme nahtlos integrieren
• Datensilos auflösen: alles zentral ablegen und wiederfinden

Damit können Sie rechnen!

Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung.

• Sicherung von Skonti
• GoBD-konform
• KI-basiert und zeitsparend

Rechnungen digital verarbeiten

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.

Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung. Diese digitalisiert und optimiert den gesamten Rechnungsworkflow:

• Rechnungseingang per Post oder digital
• KI-basierte Rechnungserkennung und Extraktion der Daten (OCR)
• Bearbeitung und Sichtkontrolle
• Prüfen, Buchen, Freigeben
• revisionssichere Archivierung

Whitepaper: Digitale Rechnungs­verarbeitung

Sie wollen tiefergehende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie in diesem Whitepaper, was die Vorteile, eventuelle Hemmnisse und notwendigen Rahmenbedingungen sind, um die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Inhalte des Whitepapers

• Der digitale Rechnungsverarbeitungsprozess im Überblick
• Typische Stolperfallen in der Projektierung
• Ihr Start in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Vertrag ist gut.
Kontrolle ist besser.

Die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software liegen auf der Hand:

• Verträge zentral im Zugriff
• Keine Fristen mehr verpassen
• Vertragsmanagement nach Ihren Bedürfnissen

Herausforderungen und Chancen im digitalen Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. In vielen Unternehmen oder Organisationen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmens- bzw. Organisationssteuerung genutzt werden. Mitarbeiter aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen. Allerdings können die unterschiedlichen Aktivitäten zu den Verträgen in der Regel nicht durchgängig abgebildet werden. Oder es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand im Unternehmen bzw. der Organisation. Abhilfe schafft hier eine Vertragsmanagement-Software.

Vorteile einer Vertragsmanagement-Software

Sicherheit
Maximale Sicherheit und 100 % Ihrer Verträge fest unter Kontrolle

• Nie wieder Verträge verlieren
• Intelligentes Fristenmanagement
• Automatische Berechtigungssteuerung
• Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Transparenz
5 % Ersparnis durch Synergien bei Einkaufsverträgen und Nutzung von Fristen für Verhandlungen

• Alle Verträge auf einen Blick
• Ortsunabhägiger und abteilungsübergreifender Zugriff
• Ihre Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
• Flexible Auswertung

Effizienz
Viele Stunden Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen

• Schnelle und einfache Vertragsanlage
• Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit bekannten Office-Anwendungen
• Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv

In 3 Schritten zur digitalen Unterschrift

Nutzen Sie die digitale Unterschrift von überall und zu jeder Zeit, um digital
und rechtsgültig zu unterschreiben – ganz einfach und sicher mit wenigen Klicks.

Die DSGVO-konforme digitale Unterschrift für alle Unternehmen

d.velop sign ist eine deutsche eSignatur, welche Unternehmen aller Größen dabei hilft, den Unterschriftenprozess vollständig zu digitalisieren. Durch den Einsatz der digitalen Unterschrift werden pro Unternehmen durchschnittlich 100.000 DIN-A4-Seiten Papier p.a. eingespart und sowohl Kosten- als auch Zeitaufwände für Vertragsabschlüsse aller Art minimiert. Für die Nutzung ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da d.velop sign komplett cloudbasiert funktioniert.

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur im Standard

In Sachen rechtlicher Compliance kommt es oftmals nicht nur auf die Optik an, sondern auf das durch einen Trust Service Provider erstellte Signaturzertifikat. Nur die qualifizierte elektronische Signatur kann die Schriftform nach BGB §126a erfüllen.

• Signieren von PDF und XML
• Unterschriftenumlauf starten
• Externe Unterschriften einholen
• Verwaltungs- und Prüfmöglichkeit
• Einfache Administration
• Vor-Ort-Signatur möglich

Geschäftsdokumente digital versenden!

Stellen Sie Ihren Kunden, Mitarbeitenden oder Partnern HR-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise ganz einfach digital zu.

• Digitale Zustellung aller geschäftlichen Dokumente
• Vollständig rechtssicher und digital zustellen
• Sparen Sie Zeit und Kosten

Digitale Post mit d.velop postbox

Stellen Sie Ihren Kunden, Mitarbeitenden oder Partnern Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise ganz einfach digital zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – ganz im Gegensatz zu den gängigen Portalen.

• Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Kund:innen binden – Ihre Post-Empfänger:innen werden es Ihnen danken. Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.

• Sparen Sie bares Geld – Zum Beispiel 1,50 € pro digitaler Gehaltsabrechnung. Berechnen Sie gerne Ihren persönlichen Return on Invest mit dem Einsatz von d.velop post.

Vorteile der digitale Post

• Effizienzsteigerung dank automatisierter papierloser Prozesse.
• Kosteneinsparung durch den Wegfall der Portokosten, Druck, Kuvertierung und weiteren Arbeitsaufwände.
• Sie erreichen Ihre gesamte Belegschaft: Durch die Nutzung des eigenen Smartphones sind auch Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz in der Lage Ihre Dokumente digital zu erhalten.
• Integration in Bestandssysteme: Durch den Einsatz eines virtuellen Druckertreibers ist die Lösung ohne großen Aufwand direkt in Ihre IT-Systeme wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme einzubinden.  
• Integrierte rechtsgültige eSignatur: Ihre Empfänger:innen können zu jeder Zeit und von überall Dokumente digital und rechtsgültig unterschreiben und zustellen. 

• Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung der digitalen Post und darüber hinaus. (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung, deutsches Rechenzentrum sowie Sphärentrennung). Erfahren Sie mehr zur Sicherheit.
• Eigenes Corporate Design – Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox auf Ihr Corporate Design.
• Hybride Post – Zustellung der Dokumente sowohl digital, als auch per Brief, sofern gewünscht.
• Keine Stammdatenpflege – wir übernehmen die Stammdatenpflege, wie Änderung von Benutzernamen oder E-Mail-Adressen. So entsteht Ihnen kein Aufwand mit der Stammdatenpflege und Verwaltung der Empfängeraccounts.
• Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: die Nutzung ist für Ihre Empfänger:innen komplett kostenfrei und unbefristet